Zbyt późne identyfikowanie naruszeń naraża klientów na niebezpieczeństwo. Cyfrowy Polsat S.A. nie wdrożył odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych przy współpracy z firmą kurierską. Efektem tego były liczne naruszenia identyfikowane z dużym opóźnieniem. Z powodu tych zaniedbań Prezes UODO nałożył na spółkę karę pieniężną w wysokości ponad 1,1 mln zł. Zgubiona korespondencja z danymi osobowymi lub dostarczenie takiej przesyłki do niewłaściwego odbiorcy – to naruszenia, które spółka często zgłaszała do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W dodatku przeprowadzona przez UODO analiza tych naruszeń wykazała, że administrator zgłaszał naruszenia organowi nadzorczemu, jak i powiadamiał o incydentach osoby, których one dotyczyły, po upływie dwóch, a nawet trzech miesięcy od ich wystąpienia. W toku postępowania okazało się, że administrator zgłaszał naruszenia, gdy tylko informację o nich otrzymał od firmy kurierskiej, z którą miał podpisaną umowę. Z tym że zdaniem UODO, to administrator powinien podjąć skuteczne działania, które po pierwsze zminimalizują skalę naruszeń, a po drugie pozwolą na szybsze identyfikowanie takich incydentów i tym samym powiadamianie o nich osób, których dotyczy dane zdarzenie oraz organu nadzorczego. Brak wdrożonych odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych pozwalających szybko identyfikować naruszenia powodował, że osoby, których dane dotyczą, przez długi czas nie wiedziały o ryzyku wykorzystania ich danych przez osoby nieuprawnione, np. do tzw. kradzieży ich tożsamości. Nie mogły też przez ten czas podjąć działań, które ograniczyłyby takie niebezpieczeństwo. Tymczasem zakres danych osobowych w zgubionej bądź dostarczonej niewłaściwemu odbiorcy korespondencji był szeroki. Ponadto w przesyłkach były też inne dane, jak ID kontraktu, numer umowy, numery faktur. Pomimo że naruszenia związanie były z nieprawidłowościami po stronie firmy kurierskiej, to właśnie ukarany administrator danych nieprawidłowo realizował nadzór nad egzekwowaniem postanowień umownych, przez co dochodziło do późnej identyfikacji naruszeń. Ponadto było możliwe wprowadzenie i egzekwowanie przez administratora nowych rozwiązań, które zarówno ograniczyłyby liczbę naruszeń, jak i umożliwiły szybsze ich identyfikowanie. Jednak dopiero w toku postępowania spółka wdrożyła mechanizmy, które pozwoliły znacznie ograniczyć przypadki wydawania korespondencji nieuprawnionej osobie. Wdrożyła też rozwiązania pozwalające śledzić przesyłki, co umożliwiło szybsze identyfikowanie i zgłaszanie utraty korespondencji z danymi osobowymi. Dzięki temu proces identyfikacji naruszeń ochrony danych przez spółkę uległ znacznemu skróceniu. Szybsze identyfikowanie naruszeń, a co za tym idzie zawiadamianie osób, których dane dotyczą, o naruszeniu ich danych osobowych, umożliwia tym osobom podjęcie odpowiednich działań mających na celu zminimalizowanie negatywnych skutków tych naruszeń. Prezes UODO zdecydował się nałożyć na spółkę karę za naruszenia przepisów RODO, gdyż zastosowanie innych środków naprawczych nie byłoby proporcjonalne do stwierdzonych nieprawidłowości. Nie gwarantowałoby również tego, że administrator ten w przyszłości nie dopuści się podobnych zaniedbań.
Pełna treść decyzji: https://www.uodo.gov.pl/decyzje/DKN.5130.3114.2020
źródło: UODO
